Gebruiker toevoegen

Gewijzigd op Sat, 05 Aug 2023 om 01:05 PM

Lees hier hoe je eenvoudig gebruikers aan het portaal toevoegt. Er zijn 2 opties om dit te doen.

Optie 1: Handmatig bestuurders toevoegen

1. Ga naar ‘Gebruikers’ in de groene menubalk.

2. Klik op de knop 'Gebruiker toevoegen'.

3. Vul de voor- en achternaam in.

4. Geef met het vinkje 'Account aanmaken' aan of de gebruiker wel of niet kan inloggen.

Zo ja, dan ontvangt de gebruiker op dit e-mailadres een mail om een wachtwoord aan te maken.

5. Selecteer de bedrijfsrol van de gebruiker.

Manager: Ziet alle ritten, kan wijzigingen doen.

Bestuurder: Ziet alleen de ritten van het voertuig waar hij/zij bestuurder van is en voertuigen die gekenmerkt zijn als 'poolauto'. Van deze voertuigen kan deze gebruiker ritdetails bewerken (rittypt, notities, labels en bestuurder per rit).

5. Kies of er notificaties per mail ontvangen moeten worden en zo ja, welk(e) notificatie(s)

6. Klik op de knop 'Opslaan'.

Optie 2: Bestuurders importeren

Heb je een lange lijst aan bestuurders of kan je uit een ander systeem een export maken van alle medewerkers die bestuurder moeten worden in YesHugo? Dan kan het handig zijn om deze te importeren.

Hiervoor heb je een .CSV bestand met de volgende kolommen nodig:

Voornaam (*verplicht)
Achternaam
E-mailadres (niet verplicht, als deze ingevoerd is dan worden er automatisch uitnodigingen gemaild om een account aan te maken en kan er ingelogd worden als Bestuurder)
Extern ID (optioneel, maar indien beschikbaar handig bij diensten)

Tip: Kun je alleen een Excel bestand exporteren? Klik dan hier om een Excel bestand op te slaan als .CSV.

1. Ga naar ‘Gebruikers’ in de groene menubalk.

2. Klik op de knop `Import'.

3. Stap 1. Selecteer bestand. Sleep het CSV-bestand in het omlijnde vak of klik erop om het bestand te selecteren. Als het bestand geschikt is kun je op Volgende klikken.

Ons bestand ziet er als volgt uit:

3. Stap 2. Selecteer kolommen. Het is mogelijk dat de namen van de kolommen uit het bestand niet overeenkomen met de namen van de velden in YesHugo. Daarom wijs je deze zelf toe, indien deze afwijken. De applicatie onthoudt deze voor een volgende keer.

3. Stap 3. Controle. De applicatie voert een controle uit. Als er fouten zijn ontdekt kun je:

Het venster sluiten om de import af te breken en de fout in het bestand te herstellen.
Of op Volgende klikken, de ongeldige regels worden niet geïmporteerd. Je kunt alsnog de fouten in het bestand verbeteren en opnieuw importeren. Reeds geïmporteerde regels worden overgeslagen

3. Stap 4. Importeren. De bestuurders worden geimporteerd.

Onderstaande scherm geeft aan dat er het importeren is gelukt.
Het kan zijn dat er alsnog fouten zijn ontdekt. Deze worden in de lijst weergegeven en zijn dus niet geimporteerd. Je ziet dan een vergelijkbaar scherm zoals onderstaande. Er is een reden gegeven waarom het niet is gelukt, controleer deze, pas eventueel aan in het bestand en klik op 'nieuwe import' om het opnieuw te proberen.

3. Stap 5. Klik op 'Sluiten'. Je ziet de geïmporteerde bestuurders in de lijst staan. Als er een e-mailadres is toegevoegd krijgen deze bestuurders een mail om in te loggen, hiermee kunnen zijn hun eigen gegevens zien.

Verwante artikelen:

Voertuig bewerken